As empresas não obrigadas à apresentação da escrituração contábil digital, nos termos da Instrução Normativa RFB 787/2007, permanecem sujeitas à manutenção dos arquivos eletrônicos previstos na Instrução Normativa SRF 86/2001 e Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006, os quais deverão ser elaborados com observância das disposições do Ato Declaratório Executivo COFIS 15/2001 e do Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD.
Conforme dispõe a Instrução Normativa RFB 787/2007:
Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:
I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12 , de 20 de junho de 2006.
II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário.
III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1991.
Embora em ambas as previsões a obrigatoriedade, propriamente dita, somente se estabeleça a partir da notificação para entrega, como o Fisco poderá exigir a apresentação dos arquivos enquanto não se findar o prazo prescricional, é desaconselhável que a empresa deixe a preparação dos dados para o último momento, pois correrá o risco de não conseguir reunir tempestivamente todas as informações demandadas.
Visto que nem todos os sistemas computacionais estão preparados para a geração rotineira destes arquivos eletrônicos, o mais recomendável certamente seria a apresentação espontânea da escrituração contábil digital, até porque de uma forma ou de outra tais dados precisarão ser colocados à disposição do Fisco. Trata-se de investimento em prol da redução de custos no cumprimento de obrigações acessórias.