Para adequada fundamentação e compreensão da matéria, é recomendável o exame das referências ao uso de subconta distinta na Lei nº 12.973/2014 e na Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, bem como no "Manual de Orientação do Leiaute 7 da ECD".
É oportuno enfatizar que as principais situações objeto de controle por meio do Livro Razão Auxiliar de Subcontas (RAS) dizem respeito ao ajuste a valor presente e à avaliação a valor justo, destacando-se, sem prejuízo de outros, o tratamento societário, porventura, distinto do autorizado para fins tributários quanto ao encargo de depreciação, ao arrendamento equiparado à imobilização e à propriedade para investimento.
Segundo a Instrução Normativa citada, deve ser observado o seguinte critério geral:
Art. 89. As subcontas de que trata este Capítulo serão analíticas e registrarão os lançamentos contábeis em último nível.
§ 1º A soma do saldo da subconta com o saldo da conta do ativo ou passivo a que a subconta está vinculada resultará no valor do ativo ou passivo mensurado de acordo com as disposições da Lei nº 6.404, de 1976.
§ 2º No caso de ativos ou passivos representados por mais de 1 (uma) conta, tais como bens depreciáveis, o controle deverá ser feito com a utilização de 1 (uma) subconta para cada conta.
§ 3º No caso de conta que se refira a grupo de ativos ou passivos, de acordo com a natureza destes, a subconta poderá se referir ao mesmo grupo de ativos ou passivos, desde que a pessoa jurídica mantenha livro Razão auxiliar que demonstre o detalhamento individualizado por ativo ou passivo.
Além disso, sempre que a contabilidade elaborada para fins societários contemplar critério diferente do admitido para fins tributários, cujo procedimento implique no reconhecimento de ativo ou passivo com valor ajustado, o ajuste em questão deve ser controlado em subconta distinta e, assim, compor o livro RAS da ECD.
Por extensão, sempre que cabível no caso concreto a elaboração do livro Razão Auxiliar de Subcontas, deverão ser observados de forma rigorosa os requisitos previstos no manual de orientação do Leiaute da ECD vigente no período da escrituração, como, por exemplo, na hipótese do item "1.23" da versão aprovada pelo Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis nº 83/2018, que prevê inclusive a padronização dos campos obrigatórios.