A adoção do regime de competência, por força da legislação societária, não requer necessariamente o uso de nota fiscal para o registro contábil de fatos, mas que as receitas, os custos e as despesas sejam lançados nos períodos de ocorrência, com base em evidências documentais, o que torna possível a utilização, por exemplo, de contratos, relatórios, memorandos, recibos etc.
Por outro lado, no que concerne às despesas e às provisões, especialmente no regime do lucro real, há requisitos para a dedutibilidade, exigindo-se maior rigor da documentação (com privilégio da nota fiscal embora possam ser usadas outras fontes documentais, se a nota fiscal não for ainda de emissão obrigatória no caso concreto), inclusive considerando-se o potencial cruzamento de informações entre os dados das escriturações digitais a que o contribuinte usualmente se sujeita, bem como os reflexos da não cumulatividade das contribuições sociais.
Quanto à estrutura de lançamentos, propriamente dita, é importante que se tenha em mente que, de acordo com o item 10 da NBC TG 25 (CPC 25), "provisão é um passivo de prazo ou de valor incertos", enquanto a despesa surge "no curso das atividades usuais da entidade", conforme previu o item 4.33 da NBC TG Estrutura Conceitual (CPC 00).
Ou seja, a provisão ou a despesa usualmente transitaria pela demonstração de resultado, devendo a contrapartida evidenciar o respectivo passivo assumido pela empresa que contratou o dispêndio em questão ou a competente redução do ativo, sendo ainda oportuna a consideração dos impostos diferidos (por exemplo, retenções) passíveis de reconhecimento.