Especialmente quando da substituição de responsável técnico pela contabilidade, podem surgir dúvidas sobre até onde vai a responsabilidade do profissional anterior e qual o limite para a geração de livros (arquivos) correspondentes à ECD (Escrituração Contábil Digital) de dado exercício social.
Comecemos pelo dever do profissional anterior, o qual responde por todo o período de escrituração sob sua incumbência, pois o Código Civil (CC) obriga à contabilização diária das operações da empresa (Art. 1184), cuja escrituração é de responsabilidade técnica exclusiva do profissional contratado para tanto (Art. 1182).
No que diz respeito ao período da ECD, quando da mudança de profissional ou mesmo de plano de contas, bastará que o responsável atual pela contabilidade respeite a regulamentação da matéria na geração dos arquivos, com destaque para o seguinte:
1.11. Limite de Tamanho e Período dos Livros...
Existem outros limites:
- Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano.
- Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção)...
- Havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses.
Exemplo: Uma escrituração de janeiro a maio, não pode deixar de informar o mês de fevereiro.
Demais observações...
Mudança de contador no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.
Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano de contas corresponda a um período. (Manual de Orientação do Leiaute da ECD, Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29/2017, Pág. 9-10)
Quanto à responsabilidade do profissional anterior junto ao cliente, quando do distrato do contrato de serviços, devem ser entregues todos os originais de documentos relativos ou pertencentes à empresa em questão, seja em meio físico, seja em meio digital, já que tudo, inclusive as cópias de segurança de sistemas computacionais, pertence à empresa contratante (CC, Art. 1184).
Na hipótese de alguma informação ou documento (físico ou digital) não ser entregue, o profissional anterior responderá por eventuais danos causados ao contratante, assegurando-se-lhe, claro, o contraditório e a ampla defesa.
Devido à natureza das previsões, é recomendável o exame da íntegra da Resolução CFC nº 987/03 (alterada pela Res. 1457/13 e Res. 1493/15), que regulamentou a obrigatoriedade do contrato de prestação de serviços contábeis e, dentre outros, disciplinou os principais aspectos a serem observados no distrato, inclusive quanto ao tratamento do conteúdo gerado sob a responsabilidade do contratado.
Por fim, em benefício da objetividade, o quadro pode assim ser resumido: cada profissional responderá pelos serviços inerentes apenas aos períodos alcançados pelo contrato, devendo gerar a respectiva ECD, cuja assinatura digital, além de obrigatória, deve se restringir à escrituração sob sua estrita responsabilidade.