No Campo 2 do Registro I010 deve ser indicado o tipo de livro ou, como descreve o manual, a forma de escrituração contábil:
- G - Livro Diário (Completo sem escrituração auxiliar);
- R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar);
- A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida;
- B - Livro Balancetes Diários e Balanços;
- Z - Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido nos registros I500 a I555);
- S - Escrituração SCP Mantida pelo Sócio Ostensivo.
Um dos passos fundamentais na geração do arquivo é a escolha do tipo que seja o aplicável à empresa em questão.
Ao ser escolhido, por exemplo, o tipo geral ("G") é prestada uma declaração ao Fisco e demais usuários do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) no sentido de que o declarante elaborou um livro completo sem escrituração auxiliar, ou seja, diário e razão fazem parte da base de dados apresentada.
Caso fosse indicado o tipo "R", a informação seria no sentido de que ou há lançamentos sintéticos ou a conta de controle da operação é sintética, hipótese que tornaria necessária a geração de livros auxiliares: tipo "A" ou "Z", conforme o caso.
Porém, mesmo o diário geral não possui registros específicos para detalhamento das contas do razão, cujas informações geralmente são visualizadas pela seleção de uma da opções que o sistema validador da escrituração disponibiliza.
Ou seja, se o tipo indicado na escrituração for "G" o livro razão, que é obrigatório, faz parte do arquivo, embora suas informações sejam compiladas pelo próprio sistema validador.
Cabe considerarmos ainda os seguintes esclarecimentos do Manual de Orientação:
Seção 1.7. Regras de Convivência entre os Livros Abrangidos pelo Sped Contábil
A escrituração G (Diário Geral) não pode conviver com nenhuma outra escrituração principal no mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir.
A escrituração G não possui livros auxiliares A ou Z, e, consequentemente, não pode conviver com esses tipos de escrituração.
A escrituração G pode conviver com o livro S. O livro S possui os mesmos registros do livro G. A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z ou S).
O livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A, Z ou S). (p. 10)
Em termos práticos, quando os lançamentos do diário e as contas contábeis são analíticos a escrituração "G" atende satisfatoriamente a situação, pois o razão é gerado pelo próprio sistema validador.
Por outro lado, se tivesse sido utilizado o tipo "B" ou o "R", os livros auxiliares (inclusive o razão) seriam obrigatórios.
Por fim, é oportuno levarmos em conta que a escrituração "R" deve ser usada quando há registros (lançamentos agrupados) ou controles sintéticos (sem detalhamento de clientes, fornecedores etc.).