Que as empresas estão, em regra, sujeitas à escrituração contábil relativamente aos atos praticados enquanto exploram a sua atividade poucos teriam dúvidas hoje em dia; aliás, havendo riscos reais de comprometimento dos resultados quando a documentação em meio físico ou, conforme o caso, digital não é mantida em ordem, nos termos da lei.
O que, entretanto, pode passar de forma despercebida pela administração é que do fato de que a contabilidade é obrigatória para a maioria das empresas não se conclui necessariamente que quaisquer interessados ou curiosos tenham o direito de acessar ao seu bel prazer essa documentação, sendo, assim, perfeitamente admissível a recusa quando quem pretender o exame não detiver competência legal para fazê-lo.
Neste sentido, segundo prevê o nosso Código Civil: "Ressalvados os casos previstos em lei, nenhuma autoridade, juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poderá fazer ou ordenar diligência para verificar se o empresário ou a sociedade empresária observam, ou não, em seus livros e fichas, as formalidades prescritas em lei" (Art. 1.190).
Por certo tal previsão não implica em que absolutamente ninguém poderá acessá-la, até porque é a própria lei que prevê a exceção: "As restrições... ao exame da escrituração, em parte ou por inteiro, não se aplicam às autoridades fazendárias, no exercício da fiscalização do pagamento de impostos, nos termos estritos das respectivas leis especiais" (Art. 1.193).
Contudo, mesmo na hipótese de eventualmente ser determinada a apresentação da contabilidade, dos documentos e dentre outros, das demonstrações financeiras os procedimentos estão sujeitos a requisitos próprios: "O juiz só poderá autorizar a exibição integral dos livros e papéis de escrituração quando necessária para resolver questões relativas a sucessão, comunhão ou sociedade, administração ou gestão à conta de outrem, ou em caso de falência" (Art. 1.191).
Adicionalmente, é preciso reconhecer que, a despeito da importância da atuação dos conselhos regionais de contabilidade, que têm, em meio às suas atribuições, a tarefa de fiscalizar o exercício profissional, primando pela legalidade da atuação de contadores e técnicos em contabilidade, é fato que a respectiva lei de regência jamais lhes conferiu a prerrogativa de acessar livremente a documentação de quaisquer empresas.
Então, cabe ao empresariado se certificar de que a lei esteja sendo respeitada, dentre outros, no que concerne ao sigilo contábil, direito que lhe é assegurado pela Ordem Constitucional vigente. Se for o caso, naturalmente, deverá tomar as providências necessárias para que todo o documental em meio físico ou eletrônico esteja armazenado em suas dependências ou local especialmente preparado para sua guarda, até porque:
Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.